Conseils pour l’envoi de colis

Quels sont les documents à fournir pour un envoi hors de l’Union Européenne ?

Pour les envois vers des pays non membres de l'Union Européenne, vous devez fournir une facture commerciale, pro forma ou douanière. N'hésitez pas à la demander au service client Sendiroo qui vous fera parvenir par email un exemplaire à compléter par vos soins. 

D'autres documents peuvent également vous être demandés, en fonction du pays de destination et du type de marchandise envoyée. Si les autorités locales exigent une procédure spéciale pour le dédouanement, Sendiroo vous contactera afin que vous puissiez nous transmettre les informations nécessaires et ainsi accélérer le processus. 

Pour que les autorités douanières puissent approuver la documentation et la considérer comme valable, elle doit être correctement datée, signée et tamponnée.

Retrouvez ci-après les documents exigés par les douanes pour réaliser des importations depuis un pays non membre de l'UE :

- Facture pro forma

Il s'agit d'une déclaration du contenu décrivant ce que contient l'envoi, les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire.

  • Tant pour l'expéditeur que pour le destinataire, les coordonnées renseignées doivent être les mêmes que celles saisies lors de la réservation de l'envoi et que celles qui se trouvent sur l'étiquette de transport. D'autres informations utiles peuvent être ajoutées telles qu'une personne à contacter, son adresse mail et téléphone.
  • Date de la facture.
  • Numéro ou bon de commande.
  • Description la plus détaillée possible des biens envoyés.
  • Composition et usage des biens.
  • Pays de production des biens.
  • Nombre d'unités, valeur unitaire et totale de chaque bien. Si l'article n'a pas de valeur commerciale, une valeur nominale ou marchande doit être fournie à des fins douanières.
  • Transport et valeur déclarée à des fins de transport ou d'assurance.
  • Valeur totale de l'envoi.
  • Objet de l'exportation (réparation, vente, cadeau, etc.).
  • Conditions de vente définissant les frais inclus dans la valeur totale de la facture.
  • Nombre de colis et poids total de la marchandise.
  • Date et signature de l'expéditeur.

L'expéditeur doit fournir cinq copies de la facture pro forma au moment de l'enlèvement de la marchandise. L'une doit être apposée au colis, une autre à l'intérieur et les autres doivent être remises au transporteur dans une enveloppe. 

Il convient également pour l'expéditeur de conserver une copie de la facture pro forma au cas où les douanes venaient à la demander. 


- Autorisation de dédouanement

Ce document certifie que le destinataire autorise l'entreprise de transport à dédouaner l'importation en son nom, en complétant le document en question avec les informations du destinataire. Les informations du destinataire doivent être les mêmes que celles figurant sur la facture pro forma. Les coûts de ce dédouanement seront à la charge du destinataire.

Il faut indiquer le nom de la société de transport autorisée à effectuer l'autorisation : Agence (la société choisie par le client, avec Siret : XXXXXXX)


Certificat d'utilisation

Selon le type de marchandises, un certificat d'utilisation peut être demandé, dans lequel le destinataire précise les raisons de l'importation, c’est-à-dire l'usage qui sera donné aux marchandises (loisirs, travail, études, etc.). Un exemple serait le suivant : "Dans ce document, le destinataire [Prénom Nom et numéro de pièce d’identité] précise que les marchandises seront utilisées à des fins XXX". Au bureau de douane, certains documents comme des billets d'avion, une inscription à l'université ou un contrat de travail, peuvent être demandés. Vous devez être en mesure de les fournir afin que les marchandises ne soient pas retardées à la douane.


- Documentation supplémentaire 

Selon le pays d'origine des marchandises, il est possible qu'elles nécessitent un document complémentaire pour le dédouanement, ce qui pourrait entraîner un coût supplémentaire à la charge du client. Le client doit s’informer sur les documents qui peuvent être réclamés et les coûts que cela peut entraîner, car la méconnaissance de ces exigences ne l'exonère pas du paiement et Sendiroo ne pourra être tenu responsable.


Si, au moment de l'enlèvement, le client ne présente pas les documents requis, le transporteur les réclamera à Sendiroo qui les demandera au client pour accélérer l'enlèvement.

Pour les envois qui ont pour destination ou origine un pays non membre de l'UE, ils doivent fournir cinq copies de la facture pro forma pour le dédouanement au moment de la collecte. Cette documentation doit également être jointe lorsqu'il s'agit d'un contrat de service international urgent.

Le client doit fournir une copie de la facture pro forma, dûment remplie et signée, à info@sendiroo.fr une fois que le transporteur a retiré les marchandises. Si la facture n'est pas envoyée à Sendiroo, la société ne pourra être tenue responsable des retards éventuels dans le dédouanement.

Une fois la facture fournie et le colis collecté, Sendiroo se chargera de l'envoyer à l'agence, qui devra évaluer sa conformité. En cas de rejet ou d'erreur dans la facture, le client sera averti par Sendiroo.

Les factures doivent être envoyées au format Word ou PDF, jamais au format image.

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